Privacyverklaring Hart voor de Zorg Coach

Laatst bijgewerkt: 3 september 2026

Je vertrouwt me iets toe. Soms alleen je mailadres, soms veel meer dan dat. Ik vind dat je precies mag weten wat ik met je gegevens doe — en wat ik er níét mee doe. Daarom staat het hier in gewone taal.

Wie ben ik?

Hart voor de Zorg Coach
Astrid Bijlard-Fraterman
Fie Carelsenlaan 72, 2548 ZN Den Haag
KvK-nummer: 27368590
E-mail: astrid@hartvoordezorgcoach.nl
Telefoon: 06-23047066

Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals hieronder beschreven. Ik ben niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heb die dus ook niet — je kunt met al je vragen bij mij terecht. Ik antwoord zelf.

Waar deze verklaring níét over gaat

Ik werk ook als waarnemend huisarts. Wat ik in die rol doe, valt hier buiten. Dan is de huisartsenpraktijk of huisartsenpost waar ik waarneem verantwoordelijk voor je gegevens, geldt de WGBO met een bewaartermijn van twintig jaar voor het medisch dossier, en gelden de privacyregels van die organisatie.

Kom je bij mij voor coaching, supervisie of scholing, dan komt daar niets van in enig medisch dossier terecht. Die twee werelden staan volledig los van elkaar.

Welke gegevens verwerk ik, en waarom?

1. Als je het contactformulier invult of me mailt

Wat: je voor- en achternaam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, en wat je zelf in je bericht schrijft.

Waarom: om je vraag te beantwoorden en, als je daarom vraagt, een voorstel voor een traject of scholing te kunnen doen.

Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst, of stappen die je vóór het sluiten daarvan zelf van mij vraagt.

Moet je dit invullen? Je naam en e-mailadres heb ik nodig om je te kunnen antwoorden. Vul je die niet in, dan kan ik niets terugsturen. Je telefoonnummer is optioneel.

Hoe lang: tot je vraag is afgehandeld, en daarna maximaal twee jaar in mijn mailarchief, zodat ik een eerder gesprek nog kan terugvinden. Wil je dat ik je bericht eerder verwijder, dan doe ik dat.

Blijkt uit ons contact geen samenwerking, en wil ik je tóch nog eens iets sturen over mijn aanbod, dan doe ik dat alleen als je je daar apart voor hebt aangemeld. Een vraag stellen is geen aanmelding voor mijn mailings.

2. Als je mijn gratis e-book aanvraagt

Wat: je voornaam en e-mailadres, plus de datum en het tijdstip waarop je je aanmeldde en bevestigde.

Waarom: om je het e-book te sturen en je daarna af en toe te mailen met inzichten, tips en nieuwe scholingen over AI in de zorg.

Grondslag: jouw toestemming. Die geef je door zelf een vinkje te zetten bij het aanmeldformulier — dat vinkje staat nooit vooraf aan — en daarna je aanmelding te bevestigen via de link die je per mail krijgt. Dat noemen we dubbele opt-in. Ik leg vast wanneer je dat deed, zodat ik kan aantonen dat je het echt zelf hebt gedaan.

Toestemming intrekken: dat kan altijd, met de afmeldlink onder elke mail. Eén klik. Dat je eerder mail van me kreeg, blijft dan gewoon rechtmatig; vanaf dat moment stop ik.

Hoe lang: tot je je afmeldt. Daarna verwijder ik je gegevens binnen 30 dagen. Alleen je e-mailadres blijft op een uitsluitingslijst staan — juist om te voorkomen dat je ooit per ongeluk opnieuw mail van me krijgt. Dat doe ik op grond van gerechtvaardigd belang: het is de enige manier om je afmelding te respecteren. Wil je ook daar niet op staan, mail me dan; ik haal je er direct af.

Wat mijn mailsysteem bijhoudt: of je een mail opent en op welke links je klikt. Dat gebruik ik om te zien welke onderwerpen aanslaan, zodat ik geen mail stuur die niemand wil lezen. Ik neem er geen besluiten over jou mee, en ik maak er geen persoonsprofiel van. Wil je niet dat dit wordt bijgehouden, laat het me weten — dan zet ik het voor jouw adres uit.

Wat ik nooit doe: je adres verkopen, verhuren of delen met anderen.

3. Als je bij mij in coaching, supervisie, intervisie of teambegeleiding komt

Wat: je naam, contactgegevens, werkgever of praktijk, factuurgegevens, en de aantekeningen die ik maak tijdens en tussen onze gesprekken.

Waarom: om je goed te kunnen begeleiden, de rode draad tussen sessies vast te houden, en mijn werk te kunnen verantwoorden en factureren.

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst. Voor de facturatie geldt daarnaast een wettelijke verplichting.

Gevoelige onderwerpen. In onze gesprekken komen soms dingen ter sprake die de wet extra beschermt: je gezondheid, je belastbaarheid, wat er thuis speelt. Voor het vastleggen daarvan heb ik jouw uitdrukkelijke toestemming nodig. Die vraag ik je bij de intake, apart en in duidelijke taal. Wat ik daarbij beloof:

• Ik leg zo min mogelijk vast. Mijn aantekeningen zijn geheugensteuntjes voor de rode draad, geen gespreksverslagen.
• Trek je die toestemming in, dan vernietig ik de aantekeningen waarin het staat. Ook als ons traject nog loopt. Ik zeg er wel eerlijk bij dat ik je daarna minder goed kan begeleiden.
• Wil je liever dat ik helemaal niets vastleg, dan kan dat ook. Zeg het gewoon.

Hoe lang: mijn werkaantekeningen bewaar ik tot twee jaar na afronding van je traject en vernietig ik daarna. Je contactgegevens bewaar ik drie jaar, zodat ik je nog kan bereiken als je terugkomt. Facturen en betaalgegevens moet ik van de Belastingdienst zeven jaar na afloop van het boekjaar bewaren.

Geheimhouding. Wat je met mij bespreekt, blijft tussen ons. Ik ben aangesloten bij de LVSC en Coaches voor Medici en werk volgens hun beroepscodes. Vier dingen die je daarbij moet weten, omdat ik geen belofte wil doen die ik niet waar kan maken:

• Mijn eigen intervisie. Ook ik leg mijn werk regelmatig voor aan collega's. Dat doe ik uitsluitend geanonimiseerd: zonder naam, werkgever of details waaruit iemand te herleiden is.
• In een groep. Bij intervisie, teamcoaching en scholing horen andere deelnemers wat je inbrengt. Jij bepaalt zelf wat je deelt. Ik vraag iedereen om geheimhouding, maar ik kan die van anderen niet garanderen.
• Als iemand informatie bij mij opvraagt. Vraagt je leidinggevende, een bedrijfsarts of een arbodienst iets over jou, dan geef ik niets — niet eens of je bij me bent geweest — zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.
• De uitzondering. Alleen als de wet me daartoe verplicht, of als er acuut ernstig gevaar dreigt voor jou of iemand anders, kan ik moeten afwijken. Ik bespreek dat dan eerst met jou, tenzij dat echt niet kan.

Als je werkgever betaalt. Dan krijgt die van mij alleen te horen dát je bent geweest en hoeveel sessies — nooit wat we hebben besproken. Wil je werkgever een inhoudelijke terugkoppeling, dan bepaal jij wat daarin staat en lees je het eerst.

4. Als je deelneemt aan een scholing of workshop

Wat: je naam, e-mailadres, functie, organisatie en — als de scholing geaccrediteerd is — je BIG-nummer of registratienummer. Je BSN vraag ik nooit en verwerk ik niet.

Waarom: om je in te schrijven, materiaal te sturen, accreditatiepunten aan te melden bij je beroepsvereniging, en te factureren.

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst. Voor de facturatie geldt daarnaast een wettelijke verplichting.

Moet je dit invullen? Je naam en e-mailadres zijn nodig om je te kunnen inschrijven. Je BIG- of registratienummer is nodig om accreditatiepunten voor je aan te melden: zonder dat nummer kun je gewoon meedoen, maar krijg je geen punten bijgeschreven.

Ontvangers: voor accreditatie geef ik je naam en registratienummer door aan de accrediterende instantie, meestal via PE-online of GAIA.

Hoe lang: presentie- en accreditatiegegevens zolang de accrediterende instantie dat voorschrijft; facturen zeven jaar na afloop van het boekjaar; je contactgegevens twee jaar na de scholing.

Evaluaties verwerk ik anoniem, tenzij je er zelf je naam bij zet.

5. Als je werkgever je aanmeldt

Meldt je organisatie, opleidingscoördinator of leidinggevende je aan voor een scholing, dan krijg ik je gegevens niet van jou maar van hen. Meestal gaat het om je naam, e-mailadres, functie en registratienummer. Ik gebruik ze voor hetzelfde doel als hierboven, en ik laat je bij het eerste contact weten dat ik ze heb en van wie.

Wie kan er nog meer bij?

Ik werk met een paar dienstverleners die technisch bij je gegevens kunnen. Met de partijen die voor mij als verwerker optreden, heb ik een verwerkersovereenkomst: daarin staat dat ze je gegevens alleen voor mij mogen gebruiken en nooit voor zichzelf.

Verder deel ik niets met anderen, tenzij ik daar wettelijk toe verplicht ben.

Buiten de Europese Unie: STRATO en Laposta verwerken je gegevens binnen de EU. Google LLC verwerkt gegevens mede in de Verenigde Staten; dat gebeurt op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, waaronder Google is gecertificeerd. Wil je hier meer over weten, mail me gerust.

Hoe ik omga met AI

Ik train zorgprofessionals in verantwoord gebruik van generatieve AI. Dan mag je van mij verwachten dat ik me aan mijn eigen advies houd.

• Ik voer geen herleidbare gegevens van cliënten, deelnemers of patiënten in AI-tools. Geen namen, geen casusdetails waaruit iemand te herleiden is, geen gespreksverslagen.
• Gebruik ik AI om mijn eigen werk te ondersteunen — een tekst herschrijven, een oefening bedenken, mijn gedachten ordenen — dan gebeurt dat met geanonimiseerde of algemene informatie.
• Wil ik voor een specifiek doel wél iets van jou door een AI-tool halen, dan vraag ik je dat vooraf en leg ik uit welke tool het is en wat ermee gebeurt.
• Ik gebruik geen AI om beslissingen over jou te nemen. Er is bij mij geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor je heeft.

Cookies

Deze website plaatst functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarnaast kan er content van derden ingesloten zijn, zoals het aanmeldformulier van Laposta en de kaart op de contactpagina, die eigen cookies plaatst.

Voor alles wat niet strikt noodzakelijk is, vraag ik je toestemming voordat die cookies worden geplaatst. Weigeren kan net zo eenvoudig als accepteren. Wil je je keuze later wijzigen of je toestemming intrekken, dan kan dat op elk moment via "cookievoorkeuren aanpassen" onderaan elke pagina.

Hoe ik je gegevens beveilig

Deze website gebruikt een versleutelde verbinding (TLS), te herkennen aan https:// in je adresbalk. Mijn accounts zijn beveiligd met sterke, unieke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie. Mijn aantekeningen bewaar ik in een afgeschermde omgeving waar alleen ik bij kan.

Als er toch iets misgaat: gaat het om een datalek, dan meld ik dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat verplicht is, en informeer ik jou rechtstreeks wanneer het waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert. Denk je zelf dat er iets is misgegaan met je gegevens? Laat het me direct weten via astrid@hartvoordezorgcoach.nl.

Ik verwerk soms gevoelige gegevens, maar niet op grote schaal en niet systematisch. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is daarom naar mijn inschatting niet verplicht. Vraagt jouw organisatie er toch om, dan werk ik daaraan mee.

Jouw rechten

Het zijn jouw gegevens. Je mag:

• inzien welke gegevens ik van je heb;
• ze laten corrigeren als er iets niet klopt;
• ze laten verwijderen;
• de verwerking laten beperken, bijvoorbeeld zolang een correctie loopt;
• je gegevens in een leesbaar bestand meekrijgen of laten overdragen aan iemand anders;
• je toestemming intrekken als die de grondslag was — altijd, zonder opgaaf van reden.

Bezwaar maken. Verwerk ik gegevens van je op grond van een gerechtvaardigd belang — bij mij is dat alleen de uitsluitingslijst voor afmeldingen — dan mag je daar op elk moment bezwaar tegen maken, gewoon door mij te mailen.

Deze rechten kennen een paar uitzonderingen. Zo mag ik facturen niet verwijderen zolang de fiscale bewaarplicht loopt, en geldt het recht om je gegevens mee te krijgen niet voor alles wat ik met de hand noteer. Als ik ergens niet aan kan voldoen, leg ik je uit waarom.

Hoe: stuur een mail naar astrid@hartvoordezorgcoach.nl. Ik reageer binnen één maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mag ik die termijn met twee maanden verlengen — dan laat ik je dat binnen die eerste maand weten, met de reden. Wijs ik je verzoek af, dan hoor je binnen een maand waarom, en wat je daartegen kunt doen.

Om te voorkomen dat ik gegevens aan de verkeerde persoon geef, kan ik je een controlevraag stellen. Ik vraag je nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.

Niet tevreden?

Kom eerst bij mij — negen van de tien keer is het zo opgelost. Maar je bent daar niet toe verplicht.

Over je privacy: je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Ook staat de gang naar de rechter voor je open.

Over mijn werk als coach of supervisor: daarvoor geldt de klachtenprocedure van de LVSC, waar ik bij ben aangesloten. Je vindt die op lvsc.eu/klachtenprocedure.

Wijzigingen

Verandert er iets in mijn werkwijze of in de tools die ik gebruik, dan pas ik deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Grote wijzigingen die jou raken, meld ik in mijn mailings.